HausPerfekt GENESIS – Verwaltungssoftware auf höchstem Niveau

Mit HausPerfekt GENESIS wird dem professionellen Immobilienverwalter ein hilfreiches Werkzeug zur Bewältigung der alltäglich anfallenden Arbeiten im Verwaltungsunternehmen an die Hand gegeben. Besonders vor dem Hintergrund der immer komplizierteren Rechtslage und der wachsenden Ansprüche an den Berufsstand der Verwaltungsbranche besteht die dringende Notwendigkeit, mit einer Software zu arbeiten, die strukturiert, rechtskonform und teilautomatisiert den Arbeitsalltag erleichtert.

Der Datenaufbau in HausPerfekt GENESIS

HausPerfekt GENESIS verknüpft im Hintergrund alle Daten in einer sog. relationalen Datenbank. Diese lässt den Aufruf aller verknüpften Daten aus jeder Programmposition zu. Zu Beginn legt der Anwender lediglich die Stammdaten seiner Verwaltungsobjekte an.

Adressen

Hier werden alle Adressen (Eigentümer, Mieter, Lieferanten u.a.) erfasst. Unabhängig davon, welche Funktionen (Personenfunktionen) sie anschließend im Programm haben. Jede  Adresse wird mit den dazugehörigen Daten (Telefon, Mailadressen, Bankverbindungen und weitere Daten) nur einmalig erfasst und kann beliebig viele Funktionen haben.

Objekte

Dies sind die wirtschaftlichen Einheiten (Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietshäuser, Gewerbecenter usw.) mit allen dazugehörigen Informationen zum Gebäude, der technischen Ausstattung usw.

Finanzbuchhaltung

Zu jedem Objekt kann eine individuelle Finanzbuchhaltung angelegt werden, dabei kann  Objektweise die Buchhaltung als Einnahmen-Ausgabenrechnung oder im Bilanzmodus  geführt werden. Ein benötigter Kontenplan kann aus den mitgelieferten Musterkontenplänen ausgewählt oder auch als individueller Kontenplan definiert werden.

Wohnungen/Einheiten

Innerhalb der Objekte werden dann die Wohnungen/Einheiten definiert, die die betreffenden Verwaltungseinheiten dokumentieren. Hier können alle benötigten Informationen zu den Einheiten hinterlegt werden. Außerdem werden alle technischen Informationen angelegt sowie die Historie der für die Einheit relevanten Daten (z.B. Eigentümer, Mieter, Zahlungsbeträge, Informationen, Korrespondenz usw.).

Personenfunktionen

Über die Personenfunktionen werden die Adressen mit den Wohnungen/Einheiten (und Objekten) verknüpft und damit der Adresse die betreffende Funktion (Eigentümer, Mieter  usw.) über eine frei definierbare Schlüsseltabelle zugeordnet. Die Personenfunktionen in den Wohnungen/Einheiten dienen als Grundlage für die Bildung von Debitoren (Personenkonten).

Personenkonten

Die Personenkonten werden aus der Adresse und der Personenfunktion gebildet und auf Ihnen werden einerseits alle für die Debitoren, sprich Eigentümer oder Mieter relevanten Geldflüsse gebucht, andererseits hat man aus dem Personenkonto direkten Zugriff auf alle mit HausPerfekt GENESIS erstellten Dokumente wie z.B. Abrechnung oder Mahnung und auf offene Forderungen oder Verbindlichkeiten über die OPOS-Liste. Hier können auch  individuell die Bankverbindung und damit verbundene Lastschrifteinzugsermächtigungen hinterlegt werden.

Um das weitere Datenaufkommen in HausPerfekt GENESIS zu erklären, bleiben wir einmal bei dem Jargon, den wir aus der Finanzbuchhaltung heraus kennen. Die Stammdaten sind erfasst und nun bilden sich bei der täglichen Arbeit die sog. Bewegungsdaten. Um zu einem späteren Zeitpunkt alle Informationen strukturiert zu erhalten, bedient sich der Programm-Anwender zunächst der integrierten Akten- und Vorgangsverwaltung und legt für seine Stammdaten die Basisakten an, wie z.B. die Eigentümer- oder Mieterakte, die Hausmeisterakte und verknüpft sie mit der vorhandenen Stammdatenstruktur.

Weitere Akten werden angelegt, sobald einzelne Vorgänge in der Verwaltung aktiviert werden, wie z.B. Handwerkeraufträge, Schriftverkehr, Terminwesen u. ä. Verbindet der Anwender seine Verwaltertätigkeiten mit einer Akte, so entsteht ein direkter, strukturierter Zugriff auf alle so entstehenden Informationen aus einer Adresse, einem Objekt, einer Wohnung usw. Selbstverständlich lassen sich alle Bewegungsdaten auch direkt ohne Einbeziehung von Akten- und Vorgängen mit Adressen, Objekten, Verwaltungseinheiten usw. verknüpfen.

Akten

Es besteht die Möglichkeit mit Hilfe der Akten und Vorgänge Adressen, Objekte, Einheiten, und Handwerkeraufträge (HWA) projekt- oder ereignisbezogen zu konzentrieren. Somit sind Dokumente und Korrespondenzen und andere Informationen schnell zu finden, die sich spezifisch einem Projekt oder Ereignis, z.B. einem Versicherungsschaden, zuordnen lassen. Zudem können physische Akten in HausPerfekt GENESIS abgebildet werden. So z.B. Technikakten, Eigentümer- und Mieterakten oder die Akten der Eigentümerversammlungen. Entweder als Kopie vorhandener Akten oder ausschließlich als elektronische Aktenverwaltung auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Aufträge

Der Handwerkerauftrag (HWA) ist nicht nur eine reine Hilfe bei der Beauftragung, sondern bietet die Möglichkeit, anhand der Personenfunktion (PFkt.) mit individuellen Texten andere über die Beauftragung schriftlich zu unterrichten. Zudem wird der HWA Teil der Rechungsbegleichung und das Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet die Möglichkeit, Rechnungen als PDF bei jedem HWA zu hinterlegen. Eine immer präsente Historie über die Phasen einer Maßnahme, also von der Angebotseinholung über die Mahnung eines Auftrages bis hin zu einem möglichen Auftragsentzug runden dieses Hilfsmittel der technischen Objektverwaltung ab.

DMS

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) versetzt den Nutzer in die Lage, Dokumente von außen so in HausPerfekt GENESIS zu archivieren, dass die Dokumente dort zu finden sind, wo man sie auch sucht. Dabei steht nicht nur eine Ablagestelle wie in einem Aktenschrank zur Verfügung, sondern eine Kombination von mehreren Ablagestellen. Wenn man beispielsweise einen Wasserschaden hat, sind die relevanten Dokumente nicht nur bei der Wohnung und in dem Objekt gut aufgehoben und schnell zu finden, sondern auch in der   Akte, die extra für den Schaden angelegt wurde.

Der Datenaufbau in HausPerfekt garantiert eine sinnvolle Verknüpfung zwischen unterschiedlichen Programmbereichen. Der Sachbearbeiter hat auf diese Weise immer die Möglichkeit, aus verschiedenen Programmbereichen auf alle Informationen zuzugreifen. Das erspart Zeit und erleichtert die Arbeit.

Weitere Informatiuonen unter: 

www.hausperfekt.de