Urteil zur Klarstellung zum Begriff der „Verwaltungsunterlagen“ im Sinne des Wohnungseigentumsrechts

Das Urteil des AG Berlin-Mitte vom 08.04.2025 (Az. 22 C 5003/25 EVWEG) bietet eine wichtige Klarstellung zum Begriff der „Verwaltungsunterlagen“ im Sinne des Wohnungseigentumsrechts und zur Einsichtsberechtigung der Eigentümer. Hier eine rechtliche Einordnung und Kommentierung:

🧾 1. Weit gefasster Begriff der Verwaltungsunterlagen

Das Gericht legt den Begriff der Verwaltungsunterlagen bewusst weit aus: Entscheidend ist allein, ob ein Vorgang die Verwaltung der konkreten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) betrifft. Es kommt nicht auf die Form oder Ablageweise an. Auch E-Mails, digitale Dokumente oder formlose Notizen können demnach unter den Einsichtsbegriff fallen, wenn sie Verwaltungsbezug haben.

👉 Praxistipp: Verwalter sollten sich bewusst sein, dass sämtliche dokumentierte Verwaltungstätigkeiten potenziell einsehbar sind – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital (z. B. im E-Mail-Postfach) vorliegen.

📂 2. Konkrete Beispiele für einsehbare Unterlagen

Das Gericht nennt eine Reihe typischer Unterlagen, die dem Einsichtsrecht unterfallen:

• Verträge & Korrespondenz mit Dienstleistern (z. B. Versorger, Handwerker)

• Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge

• Kontoauszüge, Zahlungsnachweise

• Schriftverkehr mit Versicherungen inkl. Policen

• Kommunikation mit Eigentümern & dem Verwaltungsbeirat, sofern verwaltungsbezogen

💡 Wichtig: Nicht nur „formelle Akten“, sondern auch E-Mails oder digitale Kommunikation zählen dazu, sofern sie verwaltungsrelevant sind. Es ist also kein formeller Verwaltungsakt erforderlich.

🔐 3. Grenzen der Einsicht – Datenschutz & interne Vorgänge

Die Einsicht ist nicht schrankenlos:

• Interne Vorgänge der Verwaltung (z. B. interne Mitarbeiterabsprachen oder rein organisatorische Notizen) sind nicht einsehbar

• Datenschutzrechtliche Grenzen: Informationen über Dritte oder besonders sensible Daten dürfen nur unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zugänglich gemacht werden

🔒 Beispiel: Eine E-Mail mit personenbezogenen Daten eines Mieters oder ein Dokument mit Gesundheitsangaben darf nur eingeschränkt oder gar nicht eingesehen werden.

🧭 Fazit

Das Urteil stärkt die Transparenz und Informationsrechte der Eigentümer, ohne dabei die berechtigten Interessen des Verwalters oder datenschutzrechtliche Grenzen auszuhebeln. Für die Praxis bedeutet das:

✅ Verwalter müssen eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation ihrer Verwaltungstätigkeit sicherstellen – auch digital.
✅ Eigentümer haben einen breiten Anspruch auf Einsicht, dürfen aber keine Einsicht in interne Vorgänge oder geschützte personenbezogene Daten verlangen.